5 ideas claves en la organización de eventos turísticos
La actividad turística incide directamente en el dinamismo de otros sectores como la construcción, el transporte y las telecomunicaciones, así como en la cantidad de todo tipo de bienes y servicios que demanden los turistas durante su viaje. Por ello, el sector turístico ha cobrado gran relevancia y trascendencia económica a nivel global y en México.
A continuación te presentamos 5 ideas claves en la organización de eventos turísticos:
1. Escucha bien para comprender los deseos y necesidades del cliente o de los directivos.
Esto es fundamental tanto si se trata de un evento externo en el que actuamos como proveedores de servicios, como si es un acto propio de la empresa u organización. Cuando un cliente quiere celebrar su boda en el establecimiento, cuando se lleva a cabo la inauguración de un nuevo hotel de la misma compañía, cuando solicitan un almuerzo en un salón privado para cinco directivos que tienen como objetivo hacer una presentación de sus nuevos productos, o cuando se presenta la estrategia comercial y publicitaria de una agencia de viajes.
2. Coordinación de la estrategia a seguir con otros departamentos implicados.
Comunicación, Marketing, Relaciones Públicas, etc. Las tareas de cada una de estas áreas son distintas, la filosofía deberá tener un eje común sobre el que vertebrarse… De esta coordinación y comunicación de la información entre todos ellos dependerá el éxito del evento.
3. Contacto con instituciones, organismos oficiales o privados, grupos empresariales o sectoriales. ¿Quiénes ofrecen prestar su apoyo al evento? ¿Quiénes van a estar presentes en el establecimiento y, por lo tanto, qué garantías de seguridad o de servicios ha de tener presentes para transmitir imagen de calidad y atención personalizada?
4. Comunicación. Es esencial para el éxito del evento construir un plan de comunicación adecuado y personalizado al evento.
5. Análisis de la gestión-desarrollo del evento, así como del resultado-retorno obtenido. Sin análisis es imposible la mejora, y sin mejora no llegan el mantenimiento, crecimiento o expansión al que toda organización turística aspira. El líder del equipo debe sentarse con los participantes (cliente, personal interno-eventual y proveedores) para estudiar y reflexionar cuáles han sido los puntos fuertes del trabajo y cuáles son necesarios modificar o eliminar en próximas actividades.
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